Opprett arbeidsgruppe og fordel ansvar

Samansettinga av arbeidsgruppa må tilpassast til dei behov og tilgjengeleg kompetanse som kommunen har. Men nokre stillingar bør ein uansett vurdere:

• Den som skal utføre planarbeidet spelar ei nøkkelrolle, for å bidra med planfagleg kompetanse og følgje opp planarbeidet mellom møta.
• Det er ein fordel både for framdrift, forankring og evna til å sjå heilskap om kommunedirektør og leiargruppa er tett kopla på arbeidsgruppa sitt arbeid, anten ved å delta fast i arbeidsgruppa eller ved å bli orientert med jamne mellomrom.
• Arbeidsgruppa bør ha god prosesskompetanse, knytt til planlegging og framdrift og gjennomføring av politiske møter og medverkande prosesser.

For å sikre politisk forankring i heile prosessen må arbeidsgruppa ha jamn dialog med ordførar. I nokre kommunar inngår ordførar i arbeidsgruppa. Dette krev god rolleforståing og tydleg fordeling av ansvar mellom politikk og administrasjon.

Mange distriktskommunar manglar kapasitet og kompetanse til planlegginga. Kommunedirektøren bør vurdere om det er mogleg å styrke fagmiljøet. Dette kan vere mogleg utan å utvide administrasjonen. - Nabokommunar kan inngå formelle eller uformelle samarbeid om planarbeid. Kommunelova opnar for fleire modellar for formelle samarbeid, og plan og bygningslova kap 9 opnar for at kommunar kan (og nokre gonger bør) samarbeide om interkommunale planar. I tillegg kan kommunar samarbeide uformelt, der planleggarane støttar kvarandre fagleg, til dømes ved å samarbeide om å utarbeide kunnskapsgrunnlag å planlegge planprosessen.  

Å samarbeide på nye måtar internt i kommuneorganisasjonen kan bidra til å styrke kapasitet og kompetanse til planlegging.  I små kommuneorganisasjonar har kommunedrektøren ofte god kjennskap til medarbeidarane sin kompetanse kringom i organisasjonen, og kan basert på dette velje å sette saman arbeidsgruppa basert på kompetanse heller enn plassering i organisasjonen.  

Prosesskompetanse er viktig i planarbeidet, og kommunedirektøren bør vurdere om det er behov og moglegheit for å styrke denne. Det kan vere ei god investering og for fleire føremål enn samfunnsdelprosessen.

Kommunen bør tidleg i prosessen ta kontakt med Statsforvaltar og fylkeskommunen for å avklare kva dei kan bidra med for å styrke arbeidet i kommunen. I tillegg er det ein god ide å tidleg melde inn planarbeidet til regionalt planforum.

For nokre kommunar kan det vere aktuelt å leige inn konsulenthjelp til delar av planprosessen. Les meir om konsulenthjelp i planarbeidet.