Vurdering av planbehov

Arbeidet med planstrategier sammenfaller i tid mellom kommuner, og gjerne også med fylkeskommuner. Det er dermed mulighet for å samarbeide om å utarbeide kunnskapsgrunnlag, og samordne veivalgene med andre kommuner og med fylkeskommunens ønskede utvikling.

Kunnskapsgrunnlaget for planstrategien handler om utviklingstrekk og utfordringer for kommunen som samfunn og organisasjon som er relevant når planbehovet skal vurderes. For noen kan kunnskapsgrunnlag for planstrategien og kunnskapsgrunnlaget for kommuneplanens samfunnsdel være det samme.

Omfanget på kunnskapsgrunnlaget for planstrategien vil variere med kommunenes behov og hvilke mål kommunen har satt seg for prosessen i steg 1.

Aktuelle grunnlag for å vurdere planbehovet er:

1.      Kommunens viktigste utfordringer og muligheter. Du finner mer om dette, inkludert kilder, på denne siden om kunnskapsgrunnlag.

2.       Nye nasjonale eller regionale føringer som kan ha særlig betydning for kommunens vurdering av planbehovet.

3.       Vurdering av gjeldende planverk.

4.       I tillegg er valgte partiers partiprogram relevant grunnlag for å vurdere om gjeldende kommuneplan må endres i eller ikke, samt eventuelle andre planbehov.

‍

Planstrategiarbeidet er en anledning til å gå gjennom erfaringene med kommunens gjeldende overordnede planer.

Eksempler på spørsmål:

• Hva er erfaringene med gjeldende samfunnsdel, arealdel og handlingsdel?
• Utgjør planverket vårt et sammenhengende og godt fungerende system - fra satsingsområder, mål og strategier til handlings- og økonomiplan?
• Har kommunen andre overordnede planer som ikke fungerer godt sammen med kommuneplanen?
• Har vi integrert kommuneplanens handlingsdel og dermed også samfunnsdelen godt nok i økonomiplan og det årlige budsjettarbeidet?
• Har kommunen for mange tematiske kommunedelplaner og fagplaner?
• Er planene kjent og brukt? Hvorfor, hvorfor ikke?
• Er det noen tematiske kommunedelplaner og fagplaner som kan integreres i kommuneplanens samfunnsdel i stedet for å oppdateres i egen prosess?
• Hadde kommunen kapasitet og ressurser til å følge opp ambisjonsnivået i forrige planstrategi?

Evalueringen kan gjerne gjøres slik at erfaringer både fra avgående kommunestyre og administrativt nivå er innarbeidet. Det gir en bredere forankring av planarbeidet og et bedre vurderingsgrunnlag når folkevalgt nivå sin kunnskap inngår. Samtidig forutsetter det at kommunestyret før valget tar seg tid til å diskutere og oppsummere sine erfaringer, og da gjerne sammen med de som stiller til nytt kommunestyre.

For å sikre framdrift i arbeidet er det lurt å opprette en arbeidsgruppe som får ansvaret for å planlegge og gjennomføre prosessen.  

Kommuneplanlegger eller lignende har en nøkkelrolle i gruppa, men kan ikke gjøre jobben alene.  

I de fleste kommuner er planstrategiarbeidet et særlig ansvar for kommunedirektøren. Samtidig er det i mange kommuner for svak politisk forankring av arbeidet. Det er en fordel både for framdrift og forankring at ordfører holdes jevnlig orientert (jamfør steg 1).  

Som øverste administrative leder i kommunen har kommunedirektøren god mulighet til å se helheten i kommunens virksomhet og behovene til de ulike enhetene. Kommunedirektøren sin deltagelse i arbeidsgruppa vil derfor være viktig for å styrke forankringen av arbeidet i kommuneorganisasjonen. Kommunedirektøren sin deltagelse i arbeidsgruppa vil styrke framdrift, ved at arbeidsgruppa kan ta raske avgjørelser om spørsmål som kommunedirektøren har ansvar for og koble på andre relevante i ledergruppe og administrasjon.  

Den i arbeidsgruppa som er planfaglig ansvarlig bør ha et hovedansvar for å følge opp det planfaglige arbeidet mellom møtene.  Planfaglig kompetanse og prosesskompetanse i arbeidsgruppa er viktig. Prosesskompetansen kan finnes i ulike deler av administrasjonen.

‍

‍

Eierskapet til planstrategien hos kommunestyret styrkes ved å ha vært med på prosessen. Det er ikke gitt at bevisstheten og kunnskapen om planlegging er sterk av den grunn.

Vedtaksmøtet kan brukes til repetisjon av det kommuneledelsen mener er det viktigste for kommunestyret å vite. Det kan for eksempel være kunnskapsgrunnlag, planer som styringsverktøy, hvordan vedtaket forplikter, eller andre tema.

Derfor må det settes av tilstrekkelig tid til presentasjon og diskusjon. Eksempler på diskusjonstema er hvordan sikre oppfølging, og hvilke behov de folkevalgte har for statusoppdateringer.  

Dersom det er bestemt at hele eller deler av kommuneplanen skal revideres, kan varsel om oppstart og planprogrammet for revisjon av kommuneplan gjøres sammen med planstrategien. Det er mulig å utforme planstrategi og planprogram som et felles dokument, man må da følge reglene for planprogram i plan- og bygningsloven §4-1.

Drøfting av kunnskapsgrunnlag i egne partimøter er nyttig for en bredere forankring av kunnskapen og for å avdekke ytterligere kunnskapsbehov. Gode diskusjoner i eget parti gir trygghet til politikerrollen. Dersom kunnskapsgrunnlaget er brukt i utarbeiding av partiprogrammene er kommunestyret enda bedre stilt for å diskutere strategiske valg etter valget.

‍

Først av alt: Planleggingen må være realistisk. Hva vil det si å planlegge realistisk i en distriktskommune?

‍

‍

‍

‍

Ett felles kunnskapsgrunnlag som er lett tilgjengelig har flere fordeler. I planstrategiarbeidet handler det spesielt om å gi lokalpolitikerne forutsetninger for å koble seg på.   

Flere forhold definerer lokalpolitikken sitt handlingsrom. Det inkluderer blant annet nasjonale forventninger til kommunene, regionale planer og kommunens økonomi. Kunnskapen om dette er også nyttig for lokalpartiene, slik at partiprogrammene handler om hva lokalpolitikken faktisk kan gjøre noe med.  Politikerfrustrasjon kan oppstå når det er misforhold mellom hva lokalpolitikeren tror handlingsrommet er, og det faktiske handlingsrommet. Dersom kommunen har ett felles kunnskapsgrunnlag som oppdateres jevnlig/årlig, kan partiene minnes på dette når de skal jobbe med partiprogrammene.

«Kommunens viktigste utfordringer og muligheter» kan være oppdatert og offentlig i valgåret slik at det er tilgjengelig for partiene når de lager sine partiprogram.

Vurderinger av gjeldende planverk er interne vurderinger som ikke er relevant å gjøre tilgjengelig på samme måte som kommunens utfordringsbilde.

Et godt arbeid med planstrategien krever at politisk og administrativ ledelse samarbeider godt om prosessen. Ved oppstarten av arbeidet er det lurt å sette av tid til å sikre at administrativ og politisk ledelse har lik forståelse av hva kommunen ønsker å oppnå gjennom ny planstrategi og hvordan man ønsker å arbeide med å utvikle planstrategien.

Planstrategien skal beskrive planbehov i valgperioden. I den skal kommunestyret ta stilling til om kommuneplanens samfunnsdel og arealdel skal revideres helt eller delvis, eller om gjeldende plan kan videreføres som den er. I tillegg kan planstrategien være en god anledning for å gjøre helhetlige grep om planleggingen i kommunen.  Slike helhetlige grep kan handle om at planene skal være bedre tilpasset kommunens behov og kapasitet, og at planverket har god sammenheng fra satsingsområder til økonomiplanlegging. Ønsker for planstrategiprosessen kan handle om at kommunen bruker anledningen til å forenkle og forbedre planverket, at man har et godt kunnskapsgrunnlag og at folkevalgte har de strategiske drøftingene. Å snakke om hvilke forbedringsmuligheter vi har i vår kommune er et godt utgangspunkt for en god prosess.

‍Kunnskapsgrunnlag lages eller oppdateres og offentliggjøres

Ett felles kunnskapsgrunnlag der ulike enheter har ansvar for å hente inn og oppdatere for sitt område har flere fordeler.  

Offentliggjøring av (deler av) kunnskapsgrunnlaget kan gi en bredere forankring og forståelse for kommunens utfordringer og muligheter.  

For å sikre god fremdrift er det en fordel om forberedelse av kunnskapsgrunnlag gjøres før valget. Det er også nyttig om partiene får mulighet til å bruke kunnskapsgrunnlaget i sine partiprogram.  

Les mer om kunnskapsgrunnlaget.

‍Evaluerer dagens planverk  

Hva fungerer godt og mindre godt, og er det noe som mangler eller vi har for mye av?  

Om evalueringen gjennomføres før valget får man god framdrift, samt det er mulig å få med erfaringer fra kommunestyret som satt da forrige planstrategi gjaldt.

Se mer om dette i steg 1, steg 5 og steg 6.  

Dialog med nabokommuner, fylkeskommunen og regional stat (§)

I arbeidet med planstrategien skal kommunen innhente synspunkter fra nabokommuner, statlige og regionale organer. Omfang av og tidspunkt for medvirkning fra disse avhenger av hva planstrategien skal dekke og etterfølgende prosess. Det er en fordel å oppnå tilslutning til den kommunale planstrategien fra andre myndigheter for å unngå problemer i senere planlegging.

Se mer om dette i steg 4

Drøfting av kunnskapsgrunnlaget  

Administrasjonen tilrettelegger politiske verksted med det nye kommunestyret der politikerne får presentert og drøftet utfordringsbildet til kommunen. Hva er ståa? Politikerne kan etterspørre andre fakta.  

Les mer om dette i steg 6.

Vurdering av planbehov (§)

Med bakgrunn i partiprogram og kommunens utfordringsbilde drøfter og beslutter kommunestyret kommunens planbehov.  Dette skjer med nytt kommunestyre og også her bør administrasjonen tilrettelegge politiske verksted der politikerne drøfter behovet, prioriteringer og mulig forenkling av kommunens planverk. Hva gjør vi? Avklar med nabokommuner, fylkeskommuner og regionalstat i forkant eller underveis i disse vurderingene, om det er behov for felles planlegging i perioden. Avklar om det er aktuelt å starte arbeidet med planprogram for ønsket revisjon av kommuneplan parallelt med utkast til planstrategi.

Les mer om dette i steg 7.

Lag utkast  

Administrasjon skriver utkast basert på prosessene i forrige steg.  

Les mer om dette i steg 8.

Offentliggjøring av planstrategien (§)

Forslag til vedtak av kommunal planstrategi skal gjøres offentlig i minst 30 dager før kommunestyrets behandling.

Utarbeiding og behandling av kommunal planstrategi kan slås sammen med og være del av oppstart av arbeidet med kommuneplanen. Skal planstrategien også være planprogram forlenges høringsfristen til minst 6 uker.

Kommunestyrets vedtak (§)

Planstrategien skal være vedtatt innen ett år etter at kommunestyret er konstituert.  

Les mer om dette og råd for oppfølging i steg 9.  

Prioriteringen av planer i planstrategien kan synliggjøres i handlings- og økonomiplanen.

I kommunens årsrapportering kan status for oppfølgingen av planstrategien og hvordan kommunens satsingsområder er fulgt opp være tema. Hvordan går det med det planarbeid som er vedtatt i planstrategien? Hva har de ulike enhetene gjort for å bidra til satsingsområdene og målene i samfunnsdelen?

Rapportering behøver ikke være lange skriftlige dokumenter. Et annet grep er kommunalt planforum, eller jevnlige temamøter og informasjonssaker der enhetene gir kommunestyret innsikt i sin enhet. Det er ressursbesparende både for administrasjon og folkevalgte. Samtidig kan det bygge gode relasjoner mellom administrasjon og politikk. God kommunikasjon og informasjon bidrar til å trygge politikerne i sin rolle.

Vurderingene fra administrasjonen om status gir verdifull informasjon både for neste runde med planstrategi, men også for den årlige revisjonen av økonomi- og handlingsplan. På denne måten sørger man for et rullerende planverk med god sammenheng i planverket.

Når kommunestyret er konstituert, skal de som del av prosessen med planstrategi drøfte kunnskapsgrunnlaget. Da er det lurt å forberede prosessen godt.  

I KS-prosjektet «Ny agenda for kommuneplanens samfunnsdel» har flere kommuner hatt god erfaring med tverrpolitiske verksted, der kommunestyremedlemmene er satt sammen i grupper på tvers av parti. Dette kan også være egnet i planstrategiarbeidet.

I slike verksted jobber kommunestyret med forberedte problemstillinger, vekselvis i diskusjoner i grupper og i plenum. Administrasjonen sitter ikke rundt bordet, men bidrar til planfaglig innledning og å ta innspillene videre.

Noen viktige forutsetninger bør være til stede:

• Diskusjonene i verkstedene bør organiseres i hensiktsmessige grupper.  
• Hele kommunestyret bør delta for å sikre bred politisk deltagelse.
• Verkstedene må være godt administrativt planlagt og forberedt.  

• Underlagsmateriale må være utarbeidet slik at det inviterer til politisk diskusjon og ikke som et «ferdigtygd» underlag med konklusjon.  
• Verkstedet bør være fristilt fra ordinære politiske møter.  
• I planprosessen bør det legges til rette for flere verksteder som bygger på hverandre i takt med framdriften av planprosessen
• Godt samarbeid mellom administrasjon og folkevalgte som bygger på tillit.  
• Verkstedene bør ikke strømmes.

Aktuelle drøftinger er om utviklingstrekkene for kommunen forstås likt, om det er behov for mer eller annen type kunnskap, og om kunnskapsgrunnlaget gir tilstrekkelig grunnlag for resten av planstrategiarbeidet.

Kommunen må vurdere hva som er hensiktsmessige gruppeinndelinger ut fra kjennskapen til medlemmene i kommunestyret. Forhold det bør vurderes å dele inn i eller på tvers av kan være politisk erfaring, alder, kjønn, eller erfaringsbakgrunn (fra arbeidsliv, frivillig sektor eller annet). Inndeling kommer an på hva man vil oppnå. Inndeling på tvers av grupper kan bidra til å skape felles forståelse eller konsensus-byggende. Inndeling etter grupper kan bidra til å tydeliggjøre ulike forståelser som kan være hensiktsmessig å synliggjøre.  

Denne tidslinjen plasserer aktivitetene i en ideell rekkefølge. Boksene i tidslinjen skiller mellom hva som er administrativt og politisk arbeid.

Selv om din kommune ikke har rukket å gjennomføre aktivitetene i henhold til milepælene (som kommunevalg) er rekkefølgen likevel relevant å forholde seg til. Tidslinjen kan også brukes til å rigge seg for neste kommunestyreperiode.

• Befolkningsnedgang og endringer i befolkningssammensetning med økt antall eldre setter nye krav til den kommunale tjenesteytingen.  
• Mangel på boliger både for eie og leie er en gjennomgående utfordring i mange kommuner, med et tydelig behov for en aktiv kommunal boligpolitikk.
• Kystsone og vannforvaltning  
• Turisme, reisemålsledelse og fritidsboliger
• Mange regioner har flere felles utfordringer og behov som er egnet for interkommunalt samarbeid.
• Samarbeid om kommuneplanprosessene

Hvordan ivaretar dagens planverk disse problemstillingene? Er det behov for oppdatering? Det er spørsmål som planstrategiarbeidet skal besvare.    

Ved oppstarten av arbeidet med ny planstrategi er det nyttig å gjøre en enkel evaluering av gjeldende planstrategi. De fleste små kommuner opplever å ha lav kapasitet til å drive planleggingen, og mange kommuner opplever det som utfordrende å holde et omfattende planverk oppdatert og relevant. En evaluering kan særlig være nyttig for å synliggjøre slike utfordringer, og vil gi et godt grunnlag for å vurdere eventuelle endringsbehov i ny planstrategi.

Eksempler på relevante spørsmål i en evaluering:

• Hvordan har oppfølgingen av forrige planstrategi gått? Har kommunen utarbeidet de planene som var satt som mål? Hvorfor, hvorfor ikke? Svar på disse spørsmålene kan gi en indikasjon på om kommunen har nok kapasitet og kompetanse til å drive planleggingen, og om det eventuelt er behov for å justere ambisjonsnivået.
• Hva er erfaringene med gjeldende samfunnsdel, arealdel og handlingsdel? Er de overordnede planene oppdaterte og relevante? Er det tydelig sammenheng fra overordnet plan til konkrete prioriteringer i handlingsdelen? Svaret på disse spørsmålene vil fortelle om det er behov for å gjøre mer helhetlige endringer i plan- og styringssystemet i kommunen. Planstrategien er en god anledning til å legge slike helhetlige føringer.
• Hva er erfaringene med bruk av tematiske kommunedelplaner og temaplaner? Er planene oppdaterte, er det god sammenheng mellom disse og kommuneplanen? er planene kjente og brukte? Er det noen tematiske kommunedelplaner og fagplaner som kan integreres i kommuneplanens samfunnsdel i stedet for å oppdateres i egen prosess?

Evalueringen kan gjerne gjøres slik at erfaringer både fra avgående kommunestyre og administrativt nivå er innarbeidet. Det gir en bredere forankring av planarbeidet og et bedre vurderingsgrunnlag når folkevalgt nivå sin kunnskap inngår.

Sømna kommune har i sin planstrategi 2020-2023 gjennomført en enkel evaluering av gjeldende planstrategi. Evalueringen er kortfattet og i tabellform. Tabellen viser en oversikt over alle planer som i følge gjeldende planstrategi skulle utarbeides i perioden, med en avkrysning for om arbeidet er fullført, igangsatt eller ikke igangsatt. Til slutt følger en kort kommentar som forklarer planstatus.

Ta gjerne utgangspunkt i kommuneplan og forrige planstrategi. Hvilke temaer har dere faktagrunnlag på? Hva er det behov for å oppdatere? Er det noe som er mindre viktig for neste fireårsperiode, og kan nedprioriteres å oppdatere kunnskapen på? Er det områder som mangler?  

Noen kommuner velger å ha kunnskapsgrunnlaget som en enkel oversikt tilpasset å kunne inngå i den endelige planstrategien. Eventuelt med lenker til mer omfattende underlag. Andre kommuner lager større utfordringsdokument som også brukes i kommuneplanleggingen videre. Her velger kommunen det som passer best. Det viktigste er at kommunens sentrale utfordringer kommer fram, og at en husker på at dette i første rekke skal danne grunnlag for å diskutere planbehovet i valgperioden.  

Om en velger et mer omfattende kunnskapskapsgrunnlag kan dette gjerne være et eget dokument, også inkluderes kun hovedutfordringene i det endelige planstrategidokumentet.  

Hitra har en slik todelt løsning, som også handler om at de har rutiner for å oppdatere det større kunnskapsgrunnlaget årlig. Se kunnskapsgrunnlaget her, og se hvordan hovedtrekk og utfordringer er presentert i kap. 4 i planstrategien her.

Hvorvidt kommuneplanen (samfunns-, areal- og/eller handlingsdel) skal revideres eller ikke, som planstrategien handler om, er beslutninger som kommunestyret må kjenne et sterkt eierskap til. Er det målene i det gjeldende planverket som er viktigst for kommunen de neste fire årene? Stemmer de overens med kunnskapen vi har om kommunens utfordringer og muligheter, og den politikken vi ønsker å føre?

I mange kommuner fungerer ikke kommuneplanen som et politisk styringsverktøy. Hvordan kan kommunen gjennom arbeidet med planstrategien sikre bedre påkobling av politikken?  

Arbeidet med planstrategien er en god anledning til å sette nye folkevalgte inn i kommunens planverk. Dersom administrasjonen og eller forrige kommunestyre har gjennomført en evaluering av forrige planstrategi bør konklusjonene fra denne evalueringen deles med det nye kommunestyret, slik at de kan da del i erfaringen.

Fylkeskommunen og statsforvalteren har meget god kompetanse på kunnskapsgrunnlaget og planstrategi og kan hjelpe dere på vei. Kommunen kan bruke regionalt planforum også for å få veiledning i planstrategiprosessen.

Fylkeskommunen og statsforvalteren har statistikk og annen relevant informasjon til kommunenes kunnskapsgrunnlag. Se mer om det for ditt fylke her og andre kilder under Kunnskapsgrunnlaget.

De fleste kommuner og fylkeskommuner arbeider med planstrategier på samme tid. Det er dermed mulig å samarbeide om å utarbeide kunnskapsgrunnlag, og samordne veivalgene med andre kommuner og med fylkeskommunens ønskede utvikling.