Vurdering av planbehov

Arbeidet med planstrategier sammenfaller i tid mellom kommuner, og gjerne også med fylkeskommuner. Det er dermed mulighet for å samarbeide om å utarbeide kunnskapsgrunnlag, og samordne veivalgene med andre kommuner og med fylkeskommunens ønskede utvikling.

Kunnskapsgrunnlaget for planstrategien handler om utviklingstrekk og utfordringer for kommunen som samfunn og organisasjon som er relevant når planbehovet skal vurderes. For noen kommuner kan kunnskapsbehovet for planstrategien være likt som kunnskapsbehov for samfunnsdelen til kommuneplanen. Kommunen må tilpasse innhold og omfang til egne behov og kapasitet.  

Kunnskapsgrunnlag som er relevante for å vurdere planbehovet er:

• kommunens viktigste utfordringer og muligheter. (plan og bygningsloven § 1-1 om formålet og §3-1 om oppgaver og hensyn i planlegging er et godt utgangspunkt)
• nasjonale eller regionale føringer som kan ha særlig betydning for kommunens vurdering av planbehovet
• evaluering av gjeldende planer og helheten i plansystemet
• valgte partiers partiprogram som sier noe om de politiske ambisjonene til nytt kommunestyre

Et lett tilgjengelig og oppdatert kunnskapsgrunnlag har flere fordeler. I planstrategiarbeidet handler det spesielt om å gi lokalpolitikerne forutsetninger for å koble seg på og utvikle relevant politikk i møte med de utviklingstrekkene samfunnet står overfor.  

Kunnskapsgrunnlaget bør være oppdatert til enhver tid, men det er spesielt en fordel om det er oppdatert og offentlig i valgåret slik at det er tilgjengelig for partiene når de lager sine partiprogram. På den måten blir det enklere for partiene å utvikle relevant politikk, og valgkampen kan bygge på de reelle utviklingstrekkene i kommunen.  

‍

Planstrategiarbeidet er en anledning til å gå gjennom erfaringene med kommunens gjeldende overordnede planer.

Eksempler på spørsmål:

• Hva er erfaringene med gjeldende samfunnsdel, arealdel og handlingsdel?
• Utgjør planverket vårt et sammenhengende og godt fungerende system - fra satsingsområder, mål og strategier til handlings- og økonomiplan?
• Har kommunen andre overordnede planer som ikke fungerer godt sammen med kommuneplanen?
• Har vi integrert kommuneplanens handlingsdel og dermed også samfunnsdelen godt nok i økonomiplan og det årlige budsjettarbeidet?
• Har kommunen for mange tematiske kommunedelplaner og fagplaner?
• Er planene kjent og brukt? Hvorfor, hvorfor ikke?
• Er det noen tematiske kommunedelplaner og fagplaner som kan integreres i kommuneplanens samfunnsdel i stedet for å oppdateres i egen prosess?
• Hadde kommunen kapasitet og ressurser til å følge opp ambisjonsnivået i forrige planstrategi?

Evalueringen kan gjerne gjøres slik at erfaringer både fra avgående kommunestyre og administrativt nivå er innarbeidet. Det gir en bredere forankring av planarbeidet og et bedre vurderingsgrunnlag når folkevalgt nivå sin kunnskap inngår. Samtidig forutsetter det at kommunestyret før valget tar seg tid til å diskutere og oppsummere sine erfaringer, og da gjerne sammen med de som stiller til nytt kommunestyre.

Politisk og administrativ ledelse må samarbeide godt om prosessen til planstrategien.  Ved oppstarten av arbeidet bør man sikre en felles forståelse av hva kommunen ønsker å oppnå gjennom ny planstrategi og hvordan man ønsker å arbeide med å utvikle planstrategien.  Man kan gjerne sette noen overordnede mål knyttet til dette. Hva som er relevante mål for din kommune, kan en evaluering av gjeldende planstrategi gi svar på.

‍

For å sikre framdrift i arbeidet er det lurt å opprette en arbeidsgruppe som får ansvaret for å planlegge og gjennomføre prosessen.  

Kommuneplanlegger eller lignende har en nøkkelrolle i gruppa, men kan ikke gjøre jobben alene.  

I de fleste kommuner er planstrategiarbeidet et særlig ansvar for kommunedirektøren. Samtidig er det i mange kommuner for svak politisk forankring av arbeidet. Det er en fordel både for framdrift og forankring at ordfører holdes jevnlig orientert (jamfør steg 1).  

Som øverste administrative leder i kommunen har kommunedirektøren god mulighet til å se helheten i kommunens virksomhet og behovene til de ulike enhetene. Kommunedirektøren sin deltagelse i arbeidsgruppa vil derfor være viktig for å styrke forankringen av arbeidet i kommuneorganisasjonen. Kommunedirektøren sin deltagelse i arbeidsgruppa vil styrke framdrift, ved at arbeidsgruppa kan ta raske avgjørelser om spørsmål som kommunedirektøren har ansvar for og koble på andre relevante i ledergruppe og administrasjon.  

Den i arbeidsgruppa som er planfaglig ansvarlig bør ha et hovedansvar for å følge opp det planfaglige arbeidet mellom møtene.  Planfaglig kompetanse og prosesskompetanse i arbeidsgruppa er viktig. Prosesskompetansen kan finnes i ulike deler av administrasjonen.

‍

‍

Hele planprosessen bør være organisert på en måte som bygger opp om den politiske kunnskapen og engasjementet for planlegging som styringsverktøy. Kommunestyret må bli satt i stand til å forstå og bruke plansystemet som politisk styringsverktøy.

Administrasjonen bør vektlegge at utkast til planstrategi har form og omfang som gjør det realistisk at kommunestyret rekker å sette seg inn i dokumentene og kan gjøre seg opp en mening om innholdet.  

Før vedtaket av planstrategien bør kommunestyret få tid og rom til å sette seg inn i og diskutere utkastet. Det er viktig at alle er deltakende og bidrar. Administrasjonen bør legge frem saken på en måte som sikrer dette, gjerne ved å skape ei litt anna ramme enn det tradisjonelle kommunestyremøtet. Eksempler på diskusjonstema er hvordan sikre oppfølging, og hvilke behov de folkevalgte har for statusoppdateringer.    

Denne tidslinjen plasserer aktivitetene i planprosessen i en ideell rekkefølge. Boksene i tidslinjen skiller mellom hva som er administrativt og politisk arbeid.

Selv om din kommune ikke har rukket å gjennomføre aktivitetene i henhold til milepælene (som kommunevalg) er rekkefølgen likevel relevant å forholde seg til. Tidslinjen kan også brukes til å rigge seg for neste kommunestyreperiode.

• ‍Om kommunal planstrategi. Dette gjøres kort. Her kan man godt vise til målene for planstrategiprosessen og planstrategien (steg 1). ‍
• Kommunens plansystem. Beskrivelse av hvordan kommunen organiserer og gjennomfører planarbeidet.

• Samfunnsdel. Kort redegjørelse om kommunens overordnede mål og strategier.

• Arealdel. Kort redegjørelse for overordnet arealbruk, utbygging og vern.  

• Overordnede føringer som har betydning for kommunens planbehov. For eksempel nasjonale forventninger til kommunal planlegging og relevante regionale planer.

• Hovedpunkter knyttet til utviklingstrekk og kommunens utfordringer.  
• Hovedpunkt fra evalueringen av gjeldende planer og forrige planstrategi.    
• Vurdering av planbehovet i valgperioden. Redegjørelse for planbehovene er essensen av planstrategien og det eneste som må være med. Det samlede revisjonsbehovet bør oppsummeres enkelt og oversiktlig. Ved å tidfeste de ulike planoppgaven synliggjøres prioriteringene. Skriv nærmere om behovene knyttet til:
  
  • Revisjonsbehov for kommuneplanen. Skal samfunnsdelen og/eller arealdelen revideres? Gjelder revisjonen hele planen eller kun utvalgte tema eller områder? ‍
  • Eventuell deltakelse i regional eller interkommunal planlegging.
  • Andre planbehov. Enten nye planer, eller revideringer av tidligere planer.  
  • Revisjon eller oppheving av eldre reguleringsplaner. Er det behov for endringer av enkelte planer, eller behov for mer helhetlig revisjon og “opprydding” i eldre planer?  ‍

Prioriteringen av planer i planstrategien kan synliggjøres i handlings- og økonomiplanen.

I kommunens årsrapportering kan status for oppfølgingen av planstrategien og hvordan kommunens satsingsområder er fulgt opp være tema. Hvordan går det med det planarbeid som er vedtatt i planstrategien? Hva har de ulike enhetene gjort for å bidra til satsingsområdene og målene i samfunnsdelen?

Rapportering behøver ikke være lange skriftlige dokumenter. Et annet grep er kommunalt planforum, eller jevnlige temamøter og informasjonssaker der enhetene gir kommunestyret innsikt i sin enhet. Det er ressursbesparende både for administrasjon og folkevalgte. Samtidig kan det bygge gode relasjoner mellom administrasjon og politikk. God kommunikasjon og informasjon bidrar til å trygge politikerne i sin rolle.

Vurderingene fra administrasjonen om status gir verdifull informasjon både for neste runde med planstrategi, men også for den årlige revisjonen av økonomi- og handlingsplan. På denne måten sørger man for et rullerende planverk med god sammenheng i planverket.

Drøfting av kunnskapsgrunnlag i egne partimøter er nyttig for en bredere forankring av kunnskapen og for å avdekke ytterligere kunnskapsbehov. Gode diskusjoner i eget parti gir trygghet til politikerrollen. Dersom kunnskapsgrunnlaget er brukt i utarbeiding av partiprogrammene er kommunestyret enda bedre stilt for å diskutere strategiske valg etter valgdagen.

Ved oppstarten av planstrategiarbeidet bør kommunen gjøre en enkel evaluering av gjeldende planstrategi, for å kunne dra lærdom inn i arbeidet med ny planstrategi. Evalueringen bør som minimum se på

• hvordan oppfølgingen av forrige planstrategi har gått.
• om kommunen har utarbeidet de planene som man hadde satt som mål i forrige planstrategi? Hvorfor, hvorfor ikke?
• hvordan kommunens plansystem har fungert som styringsverktøy.

Evalueringen kan gi en indikasjon på om kommunen har tilstrekkelig kapasitet og kompetanse til å drive planleggingen, og om det eventuelt er behov for å justere ambisjonsnivået. Den bør inkludere erfaringer både fra avgående kommunestyre og administrasjonen. Evalueringen bør fremstilles på en måte som gjør den enkel å sette seg inn i.

‍

Å sette sammen kunnskapsgrunnlaget er en administrativ oppgave. Det er ressursbesparende om de ulike enhetene i kommunen samarbeider om å utvikle et felles kunnskapsgrunnlag, og ser dette i sammenheng med årsrapportering og årlig arbeid med økonomiplan/ handlingsdel til kommuneplanen. Med en slik rutine vil kommunen alltid ha tilgjengelig oppdatert kunnskap som kan benyttes både i kommunens virksomhet og i politisk arbeid. I tillegg vil man unngå at kunnskapsgrunnlaget blir et skippertaksarbeid hvert fjerde år. Et helhetlig kunnskapsgrunnlag kan også gjøre det enklere å se sammenhenger på tvers av sektorene og fagområder i kommunen.

Det er ikke krav til høring og offentlig ettersyn av planstrategien, men den skal gjøres offentlig (for eksempel på kommunens nettsider) i minst 30 dager før kommunestyret vedtar den. Kommunen har plikt til å innhente synspunkter fra statlige og regionale organer og nabokommuner før endelig vedtak. Det er en fordel å få inn synspunkt tidlig i prosessen, slik at viktige hensyn og føringer for den kommunale planleggingen kan innarbeides i planstrategien.

• Befolkningsnedgang og endringer i befolkningssammensetning med økt antall eldre setter nye krav til den kommunale tjenesteytingen.  
• Mangel på boliger både for eie og leie er en gjennomgående utfordring i mange kommuner, med et tydelig behov for en aktiv kommunal boligpolitikk.
• Kystsone og vannforvaltning  
• Turisme, reisemålsledelse og fritidsboliger
• Mange regioner har flere felles utfordringer og behov som er egnet for interkommunalt samarbeid.
• Samarbeid om kommuneplanprosessene

Hvordan ivaretar dagens planverk disse problemstillingene? Er det behov for oppdatering? Det er spørsmål som planstrategiarbeidet skal besvare.    

Kommunen kan selv avgjøre hvilken form kunnskapsgrunnlaget skal ha. Kunnskapsgrunnlaget bør ha en form og et omfang som gjør det lett tilgjengelig for kommunestyret og andre brukere av kunnskapen.

Kommunens planstrategi skal være kommunestyrets strategiske verktøy for å planlegge planarbeid som skal gjøres i valgperioden. I mange kommuner fungerer det ikke slik, og kommunestyret mangler forståelse og engasjement for dette arbeidet.  

Når kommunestyret har tilstrekkelig kunnskap om planarbeidet, og opplever at planarbeidet bidrar til å realisere kommunestyrets politikk, vil kommunestyrets eierskap til planleggingen trolig også øke. Å styrke den politiske kunnskapen og engasjementet for planleggingen bør være et overordnet mål i arbeidet med planstrategien.

‍

Når kommunestyret er konstituert, bør de som del av prosessen med planstrategi drøfte kunnskapsgrunnlaget.

I KS-prosjektet «Ny agenda for kommuneplanens samfunnsdel» har flere kommuner hatt god erfaring med tverrpolitiske verksted. Denne møteformen kan fungere godt i planstrategiarbeidet, der hensikten er å bygge felles kunnskap og forståelse på tvers av politiske grupperinger.

I et politisk verksted jobber kommunestyret med forberedte problemstillinger, vekselvis i diskusjoner i grupper og i plenum. Aktuelle drøftinger er om utviklingstrekkene for kommunen forstås likt, om det er behov for mer eller annen type kunnskap, og om kunnskapsgrunnlaget gir tilstrekkelig grunnlag for resten av planstrategiarbeidet. Basert på tilbakemeldingene i kommunestyret kan administrasjonen få i oppdrag å gjøre endringer i kunnskapsgrunnlaget.  

Hele kommunestyret bør delta.  Kommunen må vurdere hva som er hensiktsmessige gruppeinndelinger ut fra kjennskapen til medlemmene i kommunestyret.  Det er ofte en fordel for diskusjonen om gruppene er satt sammen på tvers av politiske parti og slik at hver gruppe har en bredde i erfaringer og kompetanse.

Administrasjonen forbereder verkstedet og bidrar til planfaglig innledning(er) og å bearbeide innspill etter verkstedet.  

Fylkeskommunen og statsforvalteren har kompetanse som kan være til nytte i kommunens arbeid med kunnskapsgrunnlag og planstrategi.

Fylkeskommunen og statsforvalteren har statistikk og annen relevant informasjon til kommunenes kunnskapsgrunnlag. Se mer om det for ditt fylke her og andre kilder under Kunnskapsgrunnlaget.

Alle kommuner og fylkeskommuner skal arbeide med planstrategier på samme tid. Det er dermed mulig å samarbeide om å utarbeide kunnskapsgrunnlag, og samordne veivalgene med andre kommuner og med fylkeskommunen .  

Gjennom planstrategien bør kommunen ta overordnede grep for å sikre en realistisk planlegging. Dette innebærer at man må være realistisk når det gjelder:

• mengden planer i kommunen. Kommunen har ikke ubegrensede ressurser til å utarbeide og følge opp planleggingen, og kommunestyret bør prioritere de planene som er viktige for kommunen.
• å samle inn kunnskap som grunnlag for planleggingen. Både administrasjonen og kommunestyret har begrenset kapasitet til å utarbeide og ta kunnskapen i bruk. Kunnskapen i planleggingen skal være godt nok, og tilpasset behov og kapasitet i kommunen.
• å formulere målsettingene i planleggingen. For at planene skal fungere som styringsverktøy for kommunestyret og administrasjonen bør målsettingene være realistiske.